La automatización de procesos: Una herramienta para la ventaja competitiva empresarial

Actualizado: 18 ene 2021

El mercado actual, como siempre, está evolucionando. Ya no tenemos segmentos únicamente más informados, sino que se han convertido en verdaderos expertos en el manejo de los productos que ofrecemos como empresas. Esto hace que la situación actual de todas las empresas sea buscar nuevas formas de brindar mayor atención a detalles y mejorar su servicio - que, ahora más que nunca, debe encontrarse también en productos tangibles.

El salto a la transformación digital hace que las empresas piensen dos veces antes de hacer uso de sus recursos. La optimización de todo lo que se encuentra a disposición de la empresa, para que desde los eslabones operativos se genere una mejor inversión (háblese de capital, talento humano, materiales e insumos, tiempo) es un aspecto prioritario para toda organización; y es que se trata de un principio básico: toda empresa tiene recursos limitados para satisfacer necesidades ilimitadas, pero satisfacer estas necesidades es lo que genera el giro de negocio de toda empresa; por lo tanto, es fundamental que los mandos superiores sepan administrar bien estos recursos, es un aspecto que debe rondar siempre en sus estrategias.

No hay que tenerle miedo al RPA

Muchas veces se confunde el hecho de optimizar los recursos con una cuestión de arriesgar la calidad de los productos finales que se entrega a los consumidores. Esta proposición no llega a entender que la dimensión de resguardar los recursos no se trata de recortar materia indispensable para la presentación de bienes y servicios, sino que se encamina en reducir el uso de esfuerzos que se están despilfarrando por su naturaleza repetitiva y propensa a errores, que son situaciones que convergen en el aumento de costos por reproducción de tareas, pago de garantías, retiro de productos ineficientes, entre otros aspectos que todo empresario teme y quiere evitar.

¿Y todo esto qué tiene que ver con el RPA? Bueno, en primer lugar, la automatización robótica de procesos RPA (Robotic Process Automation por sus siglas en inglés) es una herramienta, como bien lo dice el título, que se encarga de que un bot (robot virtual) realice estas tareas que son más reiterativas - pero que si se descuidan pueden generar grandes perdidas a la empresa - en tiempos más cortos, con mejor retroalimentación y con márgenes mínimos de errores. Va más allá de una aplicación física, pues tiene su aplicación en una dimensión de gestión más global y que puede estar presente en todas las áreas que posea una empresa: contabilidad, finanzas, recursos humanos, marketing, tecnologías, área comercial y demás departamentos donde a diario se realizan actividades necesarias que dejan al personal sin tiempo de efectuar actividades importante

Un ejemplo muy práctico

Hasta este punto, es seguro que hayas pensado que se trataba de un robot físico que podría sustituir algún trabajo en la producción, y ahora sabes que va más allá de eso. Pongamos un ejemplo concreto: una empresa de seguros posee una gran cantidad de información proveniente de sus clientes y sabe, por sus investigaciones, que una gran 45% de sus clientes necesitan una extensión de su seguro médico. La cartera de clientes de esta empresa tiene un total de 18 mil clientes a los que y 10 mil clientes potenciales; sumando estos dos grupos, la empresa debe realizar un esfuerzo de comunicación del producto y del proceso de ventas con 7 mil de los clientes potenciales que cumplan las características específicas de: no poseen confianza en el servicio público, necesitan realizarse chequeos primarios para ellos y sus familiares o son susceptibles a padecer enfermedades catastróficas. En cuanto al primer grupo, 10 mil clientes han presentado disconformidad con el precio, desean ampliar la cobertura y poseer un mayor número de centros médicos para la atención.

En vista de estas necesidades, la aseguradora ha generado dos productos para estos mercados. El producto A para captar a los 7 mil clientes potenciales y el producto B para fidelizar a los 10 mil clientes. Esta tarea, le tomaría al equipo de ventas un promedio de dos a tres semanas mínimo en reconocer quiénes son los candidatos para estos productos, agruparlos para el envío de la información y detectar el feedback proveniente de esta campaña. Pero, esta misma empresa al apostar por la herramienta de RPA, logrará reducir estos tiempos al 10%, donde para su fuerza de ventas virtual le será necesario solo dos días máximo en realizar todas estas actividades y, es más, generar reportes según la periodicidad requerida.

¿Lo mejor? Sus ventajas

Las ventajas que ofrece la automatización robótica de procesos son variadas y una verdadera ganancia para la empresa, a continuación, un detalle de las principales:

Ayuda a optimizar recursos.
Permite desarrollar actividades de forma ágil y sin errores.
Reduce drásticamente los costos operativos.
Mayor control y comunicación en todos los eslabones de la empresa.
Desarrollo e interpretación de informes para la toma puntual de decisiones.
Flexibilidad de aplicación en todos los departamentos.

En sí, ayuda bastante a generar una ventaja competitiva más fuerte ante competidores que se niegan a dar este gran salto a la era digital. Brinda la ventaja de entender mejor el mercado, actuar a tiempo y tener una flexibilidad mucho mejor ante los cambios, muchas veces bruscos, del mercado y la demanda.

Es muy seguro que te quede alguna duda sobre esta nueva herramienta. Si bien es cierto, se trata de una nueva inversión a considerar, pero lo que es más claro es que sin esta nueva tecnología, muchas empresas quedarán en el olvido. Tranquilo/a, es seguro que pienses que deberás tener un personal de tecnología altamente capacitado (en su momento y bajo los esquemas en los que quieras desarrollar tu empresa, será necesario) pero esta solución la pueden implementar todos, recuerden que el conocimiento está en la palma de nuestras manos.

Para finalizar, te dejamos un vídeo muy ilustrativo sobre esta herramienta: